Privacybeleid

1. Identiteit en contactgegevens van Let's Work bv

Let's Work is erkend als bureau voor private arbeidsbemiddeling in het Vlaamse Gewest onder het erkenningsnummer VG. 45/BU(C), in het Brussels Hoofdstedelijk gewest: 00015-405-20130404 en voor selectie in Wallonië: W.RS.1844

1.1. Identiteit van Let's Work

Voor de doeleinden van de gegevensverwerking is de verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig met de Privacywet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):
Let's Work bv
maatschappelijke zetel: Hendrik Consciencestraat 9 bus 2, 8500 Kortrijk
Ingeschreven in de K.B.O. onder het nummer BE 0462.733.946

1.2. Contactgegevens Let's Work bv

U kunt het bedrijf bereiken via het Customer Service Department op navolgend adres: Nijverheidskaai 3 bus 32, 8500 Kortrijk.

Tel.: +32 56 24 15 58
email: info@letswork.be
Web: www.letswork.be

1.3. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming

U kan terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming (DPO - Data Protection Officer) in verband met vragen over onderstaand privacy-statement.

Ivan Deneweth

Tel.: +32 56 24 15 58
email: privacy@letswork.be

2. Toepassingsgebied

De gegevensbeschermingswetgeving heeft betrekking op de 'Privacywet' tot en met 24/05/2018 en vanaf 25/05/2018 op de 'Algemene Verordening Gegevensbescherming'.

De Privacywet verwijst naar de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming betekent de 'Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens [...]' en diens uitvoeringswetten en -besluiten (AVG).

Deze privacy policy van Let's Work bv is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Let's Work bv in het kader van werving en selectie van kandidaten en het matchen met passende jobs. Deze privacy policy van Let's Work bv wordt u verstrekt overeenkomstig artikel 13 et eq. AVG.

3. Verwerkingsdoeleinden

Uw gegevens worden in hoofdzaak verzameld met het oog op werving en selectie van werkzoekenden en het vinden van een passende job, waaronder begrepen:

• beheer van de gegevens van de kandidaat werknemer
• analyse en matching tussen kandidaten en vacatures
• communicatie met de kandidaat
• direct marketing m.b.t. openstaande vacatures, na uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat
• evaluatie en afname van testen van kandidaten
• loonadministratie
• communicatie met de klant in het kader van een vacature en / of tewerkstelling
• communicatie in het kader van verplichte meldingen in het kader van tewerkstelling (vb: bij aangifte dimona wordt uw rijksregisternummer doorgegeven aan de desbetreffende diensten inzake sociale zekerheid, bij ongevallen geven we uw persoonsgegevens (ook medische) door aan onze arbeidsongevallenverzekering,...)

4. Rechtsgronden voor de verwerking

Let's Work kan, als verwerkingsverantwoordelijke, uw persoonsgegevens enkel verwerken op basis van één of meerdere navolgende rechtsgronden:

• de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
• de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, tenzij de belangen van de betrokkene zwaarder wegen dan die van de verwerkingsverantwoordelijke.

5. Verwerking van gegevens als verwerkingsverantwoordelijke

5.1. Persoonsgegevens

In het kader van werving, selectie en matching zullen door Let's Work bv volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• Identificatiegegevens
• Locatiegegevens
• Communicatiegegevens
• Rijksregisternummer
• Fiscale gegevens
• Samenstelling van het gezin
• Financiële bijzonderheden
• Opleiding en vorming
• Beroep en betrekking
• Notities gemaakt tijden het sollicitatiegesprek

 

5.2. Bijzondere categorieën

 

Let's Work bv verwerkt enkel bijzondere categorieën van persoonsgegevens overeenkomstig met artikel 9 AVG.

5.3. Bewaartermijn

Bij de opslag van uw persoonsgegevens hanteert Let's Work bv een opslagperiode van 2 jaar.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook de wettelijke verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte.

6. Uw rechten als betrokkene

• duidelijke, beknopte, transparante en begrijpelijke weergave: Deze moet u aangeboden worden in een gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige schrijftaal. Als verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens verbinden wij er ons toe om de informatie die u opvraagt binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te leveren. Op de aangegeven termijn bestaan uitzonderingen afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek, zoals beschreven in artikel 12 lid 3 AVG.
• toegang tot uw persoonsgegevens: U heeft recht op informatie over de verwerkingen van uw eigen persoonsgegevens die Let's Work bv verricht. Indien de nodige informatie over deze gegevensverwerking niet kan teruggevonden in de privacy policy, dan kan contact opgenomen worden met Let's Work bv via bovenstaande gegevens, vermeld in artikel 1.
• de mogelijkheid tot rectificatie: U kunt uw eigen gegevens opvragen en (laten) aanpassen.
• recht op gegevenswissing: U heeft als betrokkene het recht om vergeten te worden indien de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de beoogde doeleinden, tenzij wij wettelijk verhinderd worden om aan uw verzoek te voldoen.
• U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden (tijdelijk) te beperken, vb. om te verhinderen dat bepaalde documenten die u nodig heeft in betwistingen uit onze bestanden gewist worden, of vb. om te verhinderen dat bepaalde documenten door ons worden opgesteld op uw oude adres, zolang de procedure tot wijziging van uw adres/domicilie loopt ...
• mogelijkheid om op de hoogte gebracht te worden van rectificatie of wissing van persoonsgegevens indien daarom door u verzocht wordt.
• recht op dataportabiliteit: U kan als datasubject vragen om de beschikbare gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien dat technisch en via een elektronische drager mogelijk is.
• recht van verzet: U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
• recht van intrekking van de toestemming: Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
• geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering: elke sollicitatie wordt individueel en handmatig behandeld. Geen enkele procedure verloopt volledig geautomatiseerd. U heeft het recht om bezwaar aan te tekenen betreffende profilering (een vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waarbij men aan de hand hiervan persoonlijke aspecten van personen gaat evalueren, vb. via sociale media).

 

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u het recht ten allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde.

 

Het recht geldt niet wanneer:
1. de besluitvorming nodig is om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren;
2. wettelijk is toegestaan;
3. gebaseerd is op uitdrukkelijke toestemming.

Op voornoemde rechten zijn enkele beperkingen van toepassing. Deze worden weergegeven in artikel 23 AVG.

6.1. Communicatie

Ter uitvoering van ieder van de rechten beschreven in deze Privacy Policy, kan de betrokkene Let's Work bv contacteren:

• per post;
• door middel van een e-mail aan privacy@letswork.be;
• door middel van een verzoek via de website.

 

In uitvoering van de AVG zal Let's Work bv kosteloos voorzien in een kopie van de persoonsgegevens die betreffende uw persoon worden verwerkt. Wanneer de betrokkene een verzoek via elektronische weg maakt, en tenzij anders verzocht, zal de informatie worden voorzien in een gelijkaardige gebruikte elektronische vorm.

 

Wanneer de verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Let's Work bv:

• een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten om de informatie of communicatie te voorzien of om de verzochte acties te ondernemen;
• weigeren om te reageren op het verzoek.

 

Wanneer Let's Work bv redelijke twijfels heeft omtrent de identiteit van de natuurlijke persoon die het verzoek maakt zoals omschreven in bovenstaand artikel 6.2, mag Let's Work bv verzoeken om in extra informatie te voorzien die nodig is om de identiteit van betrokkene te bevestigen.

 

6.2. Klachten

6.2.1. Behandeld door Let's Work

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij Let's Work bv via:

• ombuds@letswork.be;
• per post;
• een verzoek via de website.

 

Let's Work bv zal de betrokkene de gewenste informatie omtrent de ondernomen acties ingevolge diens verzoek verstrekken, zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek. Deze periode kan nog eens worden verlengd met twee maanden wanneer nodig, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek. Let's Work bv zal u binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis stellen van dergelijke verlenging met vermelding van de reden voor deze vertraging.

 

Indien Let's Work bv geen gevolg geeft aan uw verzoek, zal Let's Work bv u hierover zonder verwijl en ten laatste binnen één maand na ontvangst van het verzoek informeren omtrent de redenen voor het niet nemen van enige actie.

6.2.1. Behandeld door de toezichthoudende autoriteit

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy Commissie (ook wel de Gegevensbeschermings autoriteit):

Commissie voor de bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
tel.: +32 (0)2 274 48 00
fax.: +32 (0)2 274 48 35
email: commission@privacycommission.be
web: www.privacycommission.be/nl

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

7. Verwerking van persoonsgegevens en doorgifte van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt in het land waar de maatschappelijke zetel van Let's Work bv zich bevindt of een andere locatie binnen de Europese Unie.
Uw gegevens worden enkel doorgegeven of verwerkt door landen waarvan hun beschermingsniveau als passend beschouwd kan worden. De Europese Commissie heeft bepaald welke landen erkend worden.

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Uw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met uw voorafgaande toestemming.

Afhankelijk van het doel en de noodzaak van de verwerking, kunnen de persoonsgegevens kenbaar worden gemaakt aan de volgende ontvangers:

• andere privéondernemingen (zoals klanten)
• sociale zekerheidsinstanties
• sociaal secretariaat
• diensten ter bescherming en preventie
• Hosting Provider
• verbonden vennootschappen binnen de Let's Work Groep
• auditkantoor

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

 

8. Veiligheid

Wij zorgen ervoor dat te allen tijde de nodige technische en organisatorische maatregelen worden genomen ter beveiliging van uw persoonsgegevens, dit om het vertrouwelijk karakter van uw gegevens te waarborgen. Zo worden onze wachtwoorden regelmatig aangepast en werd de toegang tot uw gegevens of het nemen van back-ups beveiligd.
Daarnaast zorgen wij ervoor dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot uw gegevens.